Das elektronische Siegel in der BAM
Elektronisch gesiegelte Dokumente machen viele Abläufe einfacher: Sie können vollständig digital erstellt, versendet und geprüft werden. Zugleich bleibt nachvollziehbar, dass ein Dokument von der BAM stammt und nachträglich nicht verändert wurde.
Die folgenden Informationen erklären, was das elektronische Siegel bedeutet, woran es zu erkennen ist und wofür die BAM es einsetzt.
Was ist ein elektronisches Siegel?
Das elektronische Siegel ist mit dem Stempel einer Organisation auf Papier vergleichbar. Es bestätigt bei elektronischen Dokumenten, zum Beispiel im PDF-Format, die Herkunft und Echtheit des Dokuments. Mit dem elektronischen Siegel der BAM ist sichergestellt, dass ein elektronisches Dokument
- wirklich von der BAM ausgestellt wurde,
- nachträglich nicht verändert wurde.
Diese Bestätigung bezieht sich immer auf das elektronische Dokument als Ganzes, auch wenn es viele Seiten umfasst.
Zu unterscheiden ist das elektronische Siegel von der elektronischen Signatur: Diese ist immer einer natürlichen Person zugeordnet, zum Beispiel einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter der BAM. Das elektronische Siegel dagegen ist der Organisation zugeordnet. Wenn die eindeutige Zuordnung zu einer einzelnen Person erforderlich ist, setzt die BAM auch elektronische Signaturen ein.
Wie lässt sich das elektronische Siegel erkennen?
Das elektronische Siegel ist eine technische, im Dokument enthaltene Information und daher in der Regel nicht direkt sichtbar. Erkennbar wird es in gängigen Anzeigeprogrammen für PDF-Dokumente, zum Beispiel im Acrobat Reader:
Bildausschnitt aus einer Software für die Darstellung von PDF-Dokumenten
Zusätzlich aber wird das elektronische Siegel der BAM auch noch mit dem Bild des bisherigen BAM-Stempels dargestellt:
Maßgeblich ist jedoch die positive Prüfung in einem Anzeigeprogramm für PDF-Dateien. Für Fragen zur Durchführung der Prüfung wenden Sie sich an den Hersteller Ihres Anzeigeprogramms. Nur wenn dort die Gültigkeit des Dokuments bestätigt wird, ist sichergestellt, dass das elektronische Dokument von der BAM stammt und nicht verändert wurde.
Seit 2026 nutzt die BAM ein qualifiziertes elektronisches Siegel. Zuvor wurde ein fortgeschrittenes elektronisches Siegel verwendet. Das qualifizierte elektronische Siegel erfüllt besonders hohe Sicherheitsanforderungen und ist auch geeignet, gesetzlich vorgegebene Schriftformerfordernisse von Verwaltungsakten zu ersetzen.
Welche Vorteile haben elektronisch gesiegelte Dokumente?
- Das elektronische Siegel ermöglicht in der BAM ein durchgehend digitales Arbeiten ohne Medienbruch. Papierdokumente müssen nicht mehr ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt werden.
- Viele Kund*innen und Partner*innen arbeiten bereits vollständig digital. Für diese istes besonders vorteilhaft, elektronisch gesiegelte Dokumente unmittelbar weiterverarbeiten zu können. Auch ohne handschriftliche Unterschrift bleibt erkennbar, dass es sich um ein Dokument der BAM handelt.
- Elektronisch gesiegelte Dokumente lassen sich elektronisch kopieren und weitergeben. Das elektronische Siegel bleibt auf jeder Kopie erhalten. Dadurch können auch Dritte prüfen, dass ein Dokument authentisch ist.
Was ändert sich in der Praxis?
Elektronisch gesiegelte Dokumente der BAM tragen im Regelfall keine handschriftlichen Unterschriften von Mitarbeitenden mehr. Der Namenszug der verantwortlichen Person wird aber weiterhin in Textform genannt. Da die Unterschrift auf eingescannten Papierdokumenten keinen hohen Beweiswert hat, erhöht das elektronische Siegel die Sicherheit.
Für welche Dokumente nutzt die BAM das elektronische Siegel?
Mit ihrem qualifizierten elektronischen Siegel erfüllt die BAM auch die Schriftform für Bescheide, zum Beispiel für Zulassungen, Genehmigungen oder Lagergruppenzuordnungen. Die BAM wird ihre Bescheide daher nach und nach elektronisch gesiegelt ausstellen.
Darüber hinaus setzt die BAM das elektronische Siegel schrittweise für weitere finale elektronischen Dokumente mit Außenwirkung ein, die an Dritte übermittelt werden und mit denen sie ihre Dienstleistungen erbringt und dokumentiert, zum Beispiel für Prüfberichte, Zertifikate und Gutachten.
Bei allen diesen Dokumenten sind Herkunft und Unversehrtheit belegt. Dadurch verfügen sie über eine erhöhte Beweiskraft und Fälschungssicherheit.
Was ist bei elektronisch gesiegelten Dokumenten zu beachten?
- Elektronisch gesiegelte Dokumente der BAM können kopiert und auch von Dritten auf ihre Echtheit hin überprüft werden.
- Ausdrucke elektronisch gesiegelter Dokumente zeigen zwar weiterhin das Bild des Siegels. Die Echtheit lässt sich auf dem Papierausdruck aber nicht mehr überprüfen, denn dafür ist eine elektronische Kopie des Dokumentes erforderlich.
- Ebenso verhält es sich mit gescannten Versionen von Papierdokumenten, die von der BAM ausgestellt wurden. Diese sind ebenfalls nur Kopien, deren Echtheit sich nicht mehr überprüfen lässt.
Die BAM ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde
im Geschäftsbereich des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie.
